Zoom – Daten­schutz­hin­wei­se

Daten­schutz­hin­wei­se für Online-Mee­tings, Tele­fon­kon­fe­ren­zen und Webi­na­re via „Zoom“
von Stef­fen und Susan­na Plust

Wir möch­ten Sie nach­fol­gend über die Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten im Zusam­men­hang mit der Nut­zung von „Zoom“ infor­mie­ren.

Zweck der Ver­ar­bei­tung

Wir nut­zen das Tool „Zoom“, um Tele­fon­kon­fe­ren­zen, Online-Mee­tings, Video­kon­fe­ren­zen und/oder Webi­na­re durch­zu­füh­ren (nach­fol­gend: „Online-Mee­tings“). „Zoom“ ist ein Ser­vice der Zoom Video Com­mu­ni­ca­ti­ons, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Ver­ant­wort­li­cher

Ver­ant­wort­li­cher für Daten­ver­ar­bei­tung, die im unmit­tel­ba­ren Zusam­men­hang mit der Durch­füh­rung von „Online-Mee­tings“ steht, sind Susan­na und Stef­fen Plust als Ein­zel­un­ter­neh­mer

Hin­weis: Soweit Sie die Inter­net­sei­te von „Zoom“ auf­ru­fen, ist der Anbie­ter von „Zoom“ für die Daten­ver­ar­bei­tung ver­ant­wort­lich. Ein Auf­ruf der Inter­net­sei­te ist für die Nut­zung von „Zoom“ jedoch nur erfor­der­lich, um sich die Soft­ware für die Nut­zung von „Zoom“ her­un­ter­zu­la­den.

Sie kön­nen „Zoom“ auch nut­zen, wenn Sie die jewei­li­ge Mee­ting-ID und ggf. wei­te­re Zugangs­da­ten zum Mee­ting direkt in der „Zoom“-App ein­ge­ben.

Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nut­zen wol­len oder kön­nen, dann sind die Basis­funk­tio­nen auch über eine Brow­ser-Ver­si­on nutz­bar, die Sie eben­falls auf der Web­site von „Zoom“ fin­den.

Wel­che Daten wer­den ver­ar­bei­tet?

Bei der Nut­zung von „Zoom“ wer­den ver­schie­de­ne Daten­ar­ten ver­ar­bei­tet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, wel­che Anga­ben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teil­nah­me an einem „Online-Mee­ting“ machen.

Fol­gen­de per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten sind Gegen­stand der Ver­ar­bei­tung:

Anga­ben zum Benut­zer: Vor­na­me, Nach­na­me, Tele­fon (optio­nal), E-Mail-Adres­se, Pass­wort (wenn „Sin­gle-Sign-On“ nicht ver­wen­det wird), Pro­fil­bild (optio­nal), Abtei­lung (optio­nal)
Mee­ting-Meta­da­ten: The­ma, Beschrei­bung (optio­nal), Teil­neh­mer-IP-Adres­sen, Gerä­te-/Hard­ware-Infor­ma­tio­nen

Bei Auf­zeich­nun­gen (optio­nal): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Prä­sen­ta­ti­ons­auf­nah­men, M4A-Datei aller Audio­auf­nah­men, Text­da­tei des Online-Mee­ting-Chats.

Bei Ein­wahl mit dem Tele­fon: Anga­be zur ein­ge­hen­den und aus­ge­hen­den Ruf­num­mer, Län­der­na­me, Start- und End­zeit. Ggf. kön­nen wei­te­re Ver­bin­dungs­da­ten wie z.B. die IP-Adres­se des Geräts gespei­chert wer­den.

Text-, Audio- und Video­da­ten: Sie haben ggf. die Mög­lich­keit, in einem „Online-Mee­ting“ die Chat-, Fra­gen- oder Umfra­gen­funk­tio­nen zu nut­zen. Inso­weit wer­den die von Ihnen gemach­ten Text­ein­ga­ben ver­ar­bei­tet, um die­se im „Online-Mee­ting“ anzu­zei­gen und ggf. zu pro­to­kol­lie­ren. Um die Anzei­ge von Video und die Wie­der­ga­be von Audio zu ermög­li­chen, wer­den ent­spre­chend wäh­rend der Dau­er des Mee­tings die Daten vom Mikro­fon Ihres End­ge­räts sowie von einer etwai­gen Video­ka­me­ra des End­ge­räts ver­ar­bei­tet. Sie kön­nen die Kame­ra oder das Mikro­fon jeder­zeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschal­ten bzw. stumm­stel­len.

Um an einem „Online-Mee­ting“ teil­zu­neh­men bzw. den „Mee­ting-Raum“ zu betre­ten, müs­sen Sie zumin­dest Anga­ben zu Ihrem Namen machen.

Umfang der Ver­ar­bei­tung

Wir ver­wen­den „Zoom“, um „Online-Mee­tings“ durch­zu­füh­ren. Wenn wir „Online-Mee­tings“ auf­zeich­nen wol­len, wer­den wir Ihnen das im Vor­we­ge trans­pa­rent mit­tei­len und – soweit erfor­der­lich – um eine Zustim­mung bit­ten. Die Tat­sa­che der Auf­zeich­nung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App ange­zeigt.

Wenn es für die Zwe­cke der Pro­to­kol­lie­rung von Ergeb­nis­sen eines Online-Mee­tings erfor­der­lich ist, wer­den wir die Cha­tin­hal­te pro­to­kol­lie­ren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Fal­le von Webi­na­ren kön­nen wir für Zwe­cke der Auf­zeich­nung und Nach­be­rei­tung von Webi­na­ren auch die gestell­ten Fra­gen von Webi­nar-Teil­neh­men­den ver­ar­bei­ten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benut­zer regis­triert sind, dann kön­nen Berich­te über „Online-Mee­tings“ (Mee­ting-Meta­da­ten, Daten zur Tele­fon­ein­wahl, Fra­gen und Ant­wor­ten in Webi­na­ren, Umfra­ge­funk­ti­on in Webi­na­ren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespei­chert wer­den.

Eine auto­ma­ti­sier­te Ent­schei­dungs­fin­dung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Ein­satz.

Rechts­grund­la­gen der Daten­ver­ar­bei­tung

Soweit per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten von Beschäf­tig­ten von Susan­na oder Stef­fen Plust ver­ar­bei­tet wer­den, ist § 26 BDSG die Rechts­grund­la­ge der Daten­ver­ar­bei­tung. Soll­ten im Zusam­men­hang mit der Nut­zung von „Zoom“ per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten nicht für die Begrün­dung, Durch­füh­rung oder Been­di­gung des Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses erfor­der­lich, gleich­wohl aber ele­men­ta­rer Bestand­teil bei der Nut­zung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechts­grund­la­ge für die Daten­ver­ar­bei­tung. Unser Inter­es­se besteht in die­sen Fäl­len an der effek­ti­ven Durch­füh­rung von „Online-Mee­tings“.

Im Übri­gen ist die Rechts­grund­la­ge für die Daten­ver­ar­bei­tung bei der Durch­füh­rung von „Online-Mee­tings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Mee­tings im Rah­men von Ver­trags­be­zie­hun­gen durch­ge­führt wer­den.

Soll­te kei­ne ver­trag­li­che Bezie­hung bestehen, ist die Rechts­grund­la­ge Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Inter­es­se an der effek­ti­ven Durch­füh­rung von „Online-Mee­tings“.

Emp­fän­ger / Wei­ter­ga­be von Daten

Per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten, die im Zusam­men­hang mit der Teil­nah­me an „Online-Mee­tings“ ver­ar­bei­tet wer­den, wer­den grund­sätz­lich nicht an Drit­te wei­ter­ge­ge­ben, sofern sie nicht gera­de zur Wei­ter­ga­be bestimmt sind. Beach­ten Sie bit­te, dass Inhal­te aus „Online-Mee­tings“ wie auch bei per­sön­li­chen Bespre­chungs­tref­fen häu­fig gera­de dazu die­nen, um Infor­ma­tio­nen mit Kun­den, Inter­es­sen­ten oder Drit­ten zu kom­mu­ni­zie­ren und damit zur Wei­ter­ga­be bestimmt sind.
Wei­te­re Emp­fän­ger: Der Anbie­ter von „Zoom“ erhält not­wen­di­ger­wei­se Kennt­nis von den o.g. Daten, soweit dies im Rah­men unse­res Auf­trags­ver­ar­bei­tungs­ver­tra­ges mit „Zoom“ vor­ge­se­hen ist.

Daten­ver­ar­bei­tung außer­halb der Euro­päi­schen Uni­on

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbie­ter aus den USA erbracht wird. Eine Ver­ar­bei­tung der per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten fin­det damit auch in einem Dritt­land statt. Wir haben mit dem Anbie­ter von „Zoom“ einen Auf­trags­ver­ar­bei­tungs­ver­trag geschlos­sen, der den Anfor­de­run­gen von Art. 28 DSGVO ent­spricht.
Ein ange­mes­se­nes Daten­schutz­ni­veau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Stan­dard­ver­trags­klau­seln garan­tiert. Als ergän­zen­de Schutz­maß­nah­men haben wir fer­ner unse­re Zoom-Kon­fi­gu­ra­ti­on so vor­ge­nom­men, dass für die Durch­füh­rung von „Online-Mee­tings“ nur Rechen­zen­tren in der EU, dem EWR bzw. siche­ren Dritt­staa­ten wie z.B. Kana­da oder Japan genutzt wer­den.

Ihre Rech­te als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Aus­kunft über die Sie betref­fen­den per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten. Sie kön­nen sich für eine Aus­kunft jeder­zeit an uns wen­den.

Bei einer Aus­kunfts­an­fra­ge, die nicht schrift­lich erfolgt, bit­ten wir um Ver­ständ­nis dafür, dass wir ggf. Nach­wei­se von Ihnen ver­lan­gen, die bele­gen, dass Sie die Per­son sind, für die Sie sich aus­ge­ben.

Fer­ner haben Sie ein Recht auf Berich­ti­gung oder Löschung oder auf Ein­schrän­kung der Ver­ar­bei­tung, soweit Ihnen dies gesetz­lich zusteht.
Schließ­lich haben Sie ein Wider­spruchs­recht gegen die Ver­ar­bei­tung im Rah­men der gesetz­li­chen Vor­ga­ben.

Ein Recht auf Daten­über­trag­bar­keit besteht eben­falls im Rah­men der daten­schutz­recht­li­chen Vor­ga­ben.

Löschung von Daten

Wir löschen per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten grund­sätz­lich dann, wenn kein Erfor­der­nis für eine wei­te­re Spei­che­rung besteht. Ein Erfor­der­nis kann ins­be­son­de­re dann bestehen, wenn die Daten noch benö­tigt wer­den, um ver­trag­li­che Leis­tun­gen zur erfül­len, Gewähr­leis­tungs- und ggf. Garan­tie­an­sprü­che prü­fen und gewäh­ren oder abweh­ren zu kön­nen. Im Fal­le von gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungs­pflich­ten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jewei­li­gen Auf­be­wah­rungs­pflicht in Betracht.

Beschwer­de­recht bei einer Auf­sichts­be­hör­de

Sie haben das Recht, sich über die Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten durch uns bei einer Auf­sichts­be­hör­de für den Daten­schutz zu beschwe­ren.

Ände­rung die­ser Daten­schutz­hin­wei­se

Wir über­ar­bei­ten die­se Daten­schutz­hin­wei­se bei Ände­run­gen der Daten­ver­ar­bei­tung oder bei sons­ti­gen Anläs­sen, die dies erfor­der­lich machen. Die jeweils aktu­el­le Fas­sung fin­den Sie stets auf die­ser Inter­net­sei­te.

Stand: 08.09.2020

    Beach­ten Sie unse­re Daten­schutz-Erklä­rung. Mit dem Absen­den des For­mu­lars bestä­ti­gen Sie die Kennt­nis­nah­me.